מזכיר/ת היחידה לסטודנטים מחו"ל (JB-133)
ריכוז הפעילות האדמיניסטרטיבית השוטפת של היחידה, כולל :
מתן שירותי מזכירות למנהלת היחידה ומעקב אחר ביצוע ההחלטות במכלול הנושאים שבטיפול היחידה.
מתן מענה שוטף לפניות של תלמידים וצוות היחידה, לרבות קבלת קהל, ייעוץ והכוונה.
טיפול בנושאי כוח אדם , לרבות הארכת מינויים, קליטת עובדים חדשים, טיפול בנסיעות לחו"ל, החזרים כספיים לעובדים ועוד.
טיפול בהזמנות באמצעות המערכת הלוגיסטית (ריכוז בקשות להצעות מחיר, הוצאת דרישות, מעקב ותשלום חשבוניות).
הכנת מכתבים רשמיים לתלמידי היחידה (אישורי לימודים ומכתבים למגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה).
ריכוז הטיפול בקבלת ויזה לתלמידי היחידה, לרבות קשר עם משרד הפנים והכנת מסמכים בהתאם.
ארגון ביקורי משלחות מחו"ל וטיפול באורחי היחידה.
טיפול במכלול הנושאים השוטפים שבאחריות היחידה, לרבות ניהול יומנים, טיפול בהזמנת ציוד
קשר עם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה.
סיוע למנהלת היחידה וביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו על ידה וככל שיידרש.
תואר אקדמי- יתרון תעודת בגרות- חובה.
ניסיון של מספר שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי עצמאי.
ידיעת השפה העברית על בוריה וידיעת אנגלית ברמת שפת אם, כולל יכולת הבעה וניסוח בשפות אלו.
ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות, שליטה מלאה בתוכנות OFFICE בדגש על EXCEL. ידע באינטרנט.
ניסיון במערכת ERP-יתרון.
יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בצוות.
יוזמה, כושר תיאום ויכולת ארגון ומעקב.
יכולת התמודדות עם עומס משימות ולחץ.
תודעת שירות גבוהה, יכולת תקשורת עם אוכלוסיות מגוונות ויחסי אנוש מעולים.
הערה: התפקיד כרוך בביצוע שעות נוספות בהתאם לצורך.
