מזכיר/ת היחידה לסטודנטים מחו"ל (JB-362)
ריכוז הפעילות האדמיניסטרטיבית השוטפת של היחידה, כולל :
מתן שירותי מזכירות להנהלת היחידה, לרבות מענה טלפוני, ניהול יומנים ותיאום פגישות.
מעקב אחר תיאום וביצוע משימות שבאחריות היחידה.
מתן מענה שוטף לפניות של תלמידים, סגל ואורחי ביה"ס הבינלאומי.
אחריות לתקינות הציוד בתיאום מול הגורמים הרלוונטיים.
מתן מענה שוטף לצוות היחידה בנושאים שונים כגון טיפול בנסיעות לחו"ל, החזרים כספיים לעובדים, קליטת עובדים ועוד.
טיפול באורחי היחידה.
קשר עם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה.
סיוע למנהלת היחידה וביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו על ידה וככל שיידרש.
תואר אקדמי- רצוי. תעודת בגרות מלאה- חובה.
ניסיון של מספר שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי עצמאי.
ידיעת השפה העברית על בוריה וידיעת אנגלית ברמת שפת אם, כולל יכולת הבעה וניסוח בשפות אלו. שפות נוספות- יתרון.
ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות, שליטה מלאה בתוכנות OFFICE בדגש על EXCEL. ידע באינטרנט.
ניסיון במערכת ERP-יתרון.
יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בצוות.
יוזמה, כושר תיאום ויכולת ארגון ומעקב.
יכולת התמודדות עם עומס משימות ולחץ.
תודעת שירות גבוהה, יכולת תקשורת עם אוכלוסיות מגוונות ויחסי אנוש מעולים.
הערה: התפקיד כרוך בביצוע שעות נוספות בהתאם לצורך.