רכז/ת הדרכה ומינהל (JB-98)

קוד משרה: 
2018/מכרז/jb-98
התפקיד: 
רכז/ת הדרכה ומינהל
תיאור התפקיד: 

ריכוז הפעילות המינהלית של המדור ותמיכה תפעולית שוטפת בהתנהלות תכנית ההדרכה השנתית, כולל:

מתן מענה שוטף לפניות עובדי האוניברסיטה, לרבות קבלת קהל, ייעוץ, סיוע והכוונה במכלול הנושאים שבטיפול המדור.                             
טיפול בנושאי תקציב ורכש (באמצעות מערכת ה-ERP), בקרה תקציבית והכנת דו"חות מעקב. קשר עם ספקים חיצוניים ואיתור ספקים חדשים, קבלת הצעות מחיר וטיפול בהזמנות רכש.
הדרכת עובדים והנחייתם במגוון נושאים, לרבות מתן מידע ראשוני לעניין גמול השתלמות וסיוע בהגשת הטפסים, השתלמויות במסגרת שמיעה חופשית, רישום לקורסים ועוד.
תפעול שוטף של כיתת ההדרכה, לרבות ארגונה בהתאם לצורכי הפעילויות השונות ואחריות לתקינותה ולציוד שבה.
תפעול מערך ההדרכה, לרבות שיבוץ קורסים לכיתת ההדרכה ולכיתות נוספות בקמפוס, פתיחה וסגירה של קורסים, ארגון חומרי ההדרכה וחלוקתם למשתתפי הקורס, רישום נוכחות, סיוע למרצים ועוד.
טיפול מול משרד החינוך באישור קורסי ההדרכה, לרבות מתן מידע ומענה לשאלות, הקמת הקורסים במערכת ייעודית וקשר שוטף עם הגורמים הרלוונטיים.
תפעול מערכת ERP הדרכה – הקמת קורסים במערכת ורישום העובדים, הוצאת דו"חות נוכחות ועוד.
ליווי הקורסים – הזמנת המשתתפים, משלוח תזכורות ומענה לשאלות, הכנה ובקרה על תקינות תיקי הקורסים ורישומי הנוכחות.
ריכוז אישורי ועדת ההשתלמות, טיפול בהחזרים לעובדים ותיעוד במערכת ה.ERP
הנפקת מגוון אישורים – אישורי קורסים ב"שמיעה חופשית", תעודות סיום למשתתפים בקורסי ההדרכה ועוד.
סיוע למנהלת המדור ולצוות וביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.
:  התפקיד כרוך בפתיחה וסגירה של כלל הקורסים המתקיימים בכיתת ההדרכה, לרבות נשיאה והעברה שוטפת של ציוד וחומרים.

דרישות התפקיד: 

תעודת בגרות מלאה לפחות, רצוי תואר אקדמי.

תישקל מועמדותם של עובדים ותיקים שאינם עומדים בדרישת ההשכלה ועברו השתלמויות מקצועיות רלוונטיות לתפקיד.

ניסיון של מספר שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי עצמאי.
רצוי ניסיון בטיפול בנושאי תקציב ורכש.
אוריינות מחשב גבוהה, ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות, שליטה בתוכנות OFFICE, בדגש על שליטה ב- EXCEL. רצויה היכרות עם מערכת ERP.
ידיעת השפה העברית על בוריה וידיעה טובה של השפה האנגלית.
יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בעבודה בצוות.
יוזמה, יעילות, כושר תיאום ויכולת ארגון ומעקב.
יכולת התמודדות עם ריבוי משימות, עומס ולחץ.
יכולת פיזית המאפשרת נשיאה של משאות קלים.
תודעת שירות גבוהה, יכולת מתן שירות ומענה לאוכלוסיות מגוונות ויחסי אנוש מעולים.

הערה:  נדרשת נכונות לביצוע שעות נוספות בהתאם לצורך.

           

היקף משרה: 
100%
מתח דרגות: 
8-11 בדירוג המינהלי
מעמד משרה: 
המשרה מיועדת למועמדים: 
המשרה מיועדת למועמדים פנימיים-תקניים שחל עליהם ההסכם הקיבוצי, גברים ונשים כאחד.
מועד אחרון להגשת מועמדות: 
רביעי, 19 דצמבר 2018
אוניברסיטת תל אביב עושה כל מאמץ לכבד זכויות יוצרים. אם בבעלותך זכויות יוצרים בתכנים שנמצאים פה ו/או השימוש
שנעשה בתכנים אלה לדעתך מפר זכויות, נא לפנות בהקדם לכתובת שכאן >>