מזכיר/ת יחידה (JB-120)
ריכוז הפעילות האדמניסטרטיבית השוטפת של היחידה, כולל :
מתן שירותי מזכירות אישית למנהל היחידה.
מתן שירותי מזכירות לצוות מדור אדריכלות, צוות המתכננים ומנהלי הפרויקטים.
טיפול במכלול הנושאים השוטפים שבאחריות היחידה, לרבות ניהול יומנים, טיפול בהזמנת ציוד, הזמנת כיבוד וכתיבת פרוטוקולים. סיוע במזכירות יחידת התחזוקה בעת הצורך.
ריכוז הטיפול האדמיניסטרטיבי במכרזים שבטיפול היחידה וליווי כל שלבי ההליך עד לסיום המכרז, בתיאום עם מנהלת מדור התקשרויות, לרבות פרסום המכרזים, ריכוז החומר, מתן מענה לספקים, השתתפות בסיורי מציעים ועוד.
הוצאת פקודות עבודה.
קשר עם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה.
סיוע למנהל היחידה וביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו על ידו וככל שיידרש.
תואר אקדמי- רצוי תעודת בגרות מלאה- חובה.
ניסיון של מספר שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי עצמאי.
ניסיון בטיפול במכרזים פומביים, לרבות תהליכי אסוף הצעות מחיר - יתרון.
ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE.
ניסיון במערכת ERP-יתרון.
ידיעת השפה העברית על בוריה, לרבות יכולת הקלדה ברמה גבוהה וידיעה טובה של השפה האנגלית.
יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בעבודה בצוות.
יוזמה, כושר תיאום ויכולת ארגון ומעקב.
יכולת התמודדות עם עומס משימות ולחץ.
תודעת שירות גבוהה, יכולת תקשורת עם אוכלוסיות מגוונות ויחסי אנוש מעולים.
הערה: התפקיד כרוך בביצוע שעות נוספות בהתאם לצורך.
