מזכיר/ת מינהל ותארים מתקדמים (JB-197)

קוד משרה: 
2019/מכרז/JB-197
התפקיד: 
מזכיר/ת מינהל ותארים מתקדמים
תיאור התפקיד: 

טיפול במגוון נושאי מינהל של בית הספר וריכוז הטיפול בענייני תלמידים לתארים מתקדמים, כולל:

טיפול אדמיניסטרטיבי במטלות השוטפות של מזכירות בית הספר, לרבות ניהול יומנים, ריכוז הטיפול בגבייה, עדכון אתר ביה"ס, קבלת קהל ומתן שירותי מזכירות לסגל ביה"ס.
מתן מענה לפניות מועמדים לתואר שני, שלישי ובתר-דוקטורט בנושא קבלה וייעוץ שוטף לתלמידים במהלך לימודי התואר.
ריכוז ועדות ביה"ס לתלמידים לתארים מתקדמים ולבתר-דוקטורט, לרבות הכנת תיקי מועמדים, ריכוז החלטות ועדות התארים השונות ומעקב אחר ביצוען.
תיאום מועד הרצאות סיום התואר וטיפול בכל הנדרש לקיומן.
הפקת דוחות תקופתיים ועל-פי דרישה ומעקב אחר התקדמות הלימודים.
ריכוז ועדות המלגות של ביה"ס, הכנת תיקי מלגאים, רישום פרוטוקולים ויישום החלטות.
עדכון והזנה שוטפת של מלגות.
טיפול בתיקי מועמדים למלגות חיצוניות, וכן ריכוז הבקשות לתקצוב מלגות קיום מול הגורמים הרלוונטים בקמפוס

והתחשבנות מול מוסדות חיצוניים המעניקים מלגות.

סיוע בארגון ימי עיון, כנסים, ואירועי בית הספר.
קשר עם מגוון גורמים, באוניברסיטה ומחוצה לה.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להנחיית ראש ביה"ס והעוזרת המנהלית וככל שיידרש.

דרישות התפקיד: 

תעודת בגרות מלאה לפחות, רצוי תואר אקדמי.

תישקל מועמדותם של עובדים ותיקים שאינם עומדים בדרישת ההשכלה ועברו השתלמויות מקצועיות רלוונטיות לתפקיד.

ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי, רצוי בתחום מנהל תלמידים.
ידיעת השפה העברית על בוריה ושליטה בשפה האנגלית ברמה טובה מאד, לרבות יכולת הבעה ותכתובת בשפות אלה.
ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות. ידע ביישומי OFFICE, בדגש על EXCEL.  
רצויה שליטה ב-ERP ובמערכת מנהל תלמידים.
יוזמה, כושר תיאום ויכולת ארגון ומעקב.
יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בצוות.
יכולת התמודדות עם עומס משימות ועמידה בלוחות זמנים.
תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים.

הערה: נדרשת נכונות לעבודה בשעות נוספות עפ"י הצורך.       

היקף משרה: 
100%
מתח דרגות: 
8-11 בדירוג המינהלי
מעמד משרה: 
המשרה מיועדת למועמדים: 
המשרה מיועדת למועמדים פנימיים-תקניים שחל עליהם ההסכם הקיבוצי, גברים ונשים כאחד.
מועד אחרון להגשת מועמדות: 
ראשון, 22 ספטמבר 2019
אוניברסיטת תל-אביב, רחוב חיים לבנון 30, 6997801.
UI/UX Basch_Interactive