מרכז/ת המזכירות האקדמית (JB-167)

קוד משרה: 
2019/מכרז/JB-167
התפקיד: 
מרכז/ת המזכירות האקדמית
תיאור התפקיד: 

ריכוז הפעילות האדמיניסטרטיבית השוטפת של המזכירות האקדמית, כולל :

סיוע למזכירה האקדמית בנושאים שבטיפול, לרבות מעקב ותיאום עם הגורמים הרלוונטיים במזכירות האקדמית

בכל הקשור להטמעת המדיניות האקדמית בכלל יחידות האוניברסיטה, ריכוז החלטות המל"ג ומעקב אחר יישומן ועוד.

השתתפות בישיבות ,כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע ההחלטות.
ריכוז ומעקב אחר הפניות אל המזכירה האקדמית ומתן הכוונה ומענה לפונים.
תכתובת שוטפת בשפות עברית ואנגלית.
סיוע בטיפול בפניות חריגות בנושאי סגל ותלמידים.
ניהול התקציב של המזכירות האקדמית ואחריות לרכש ולמלאי.
תיאום  ומעקב אחר הסכמים ומכרזים בהתאם להנחיות המזכירה האקדמית.
אחריות לריכוז נתונים ולהפקת דוחות במגוון נושאים ועל פי דרישה.
סיוע בהכנת העתקי תעודות וטיפול באימות השכלה (בשפות עברית ואנגלית).
אחריות על אתר האינטרנט של המזכירות האקדמית, לרבות כתיבה ועדכון המידע.  
קשר עם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה.
סיוע במשרד המזכירות וביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו על ידי המזכירה האקדמית ככל שיידרש.

 

דרישות התפקיד: 

תואר אקדמי- יתרון, תעודת בגרות- חובה.
ניסיון של מספר שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי עצמאי.
רצוי ניסיון ברישום פרוטוקולים.  
רצויה הכרת מבנה האוניברסיטה והתקנונים האקדמיים.
ידיעת השפה העברית על בוריה וידיעת אנגלית ברמה טובה מאוד, לרבות יכולת הבעה ותכתובת בשפות אלה.
ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE, בדגש על EXCEL.
רצויה הכרת מערכות מנהל תלמידים ו- ERP .
יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בעבודה בצוות.
יוזמה, כושר תיאום ויכולת ארגון ומעקב.
יכולת התמודדות עם ריבוי משימות ועומס.
תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים.

הערה:  התפקיד כרוך בביצוע שעות נוספות בהתאם לצורך.

היקף משרה: 
100%
מתח דרגות: 
9-12 בדירוג המינהלי
מעמד משרה: 
המשרה מיועדת למועמדים: 
המשרה מיועדת לכל עובדי אוניברסיטת ת"א ומועמדים חיצוניים, נשים וגברים כאחד.
מועד אחרון להגשת מועמדות: 
שלישי, 02 יולי 2019
*במסגרת מדיניות האוניברסיטה לעידוד גיוון תעסוקתי, ניתנת עדיפות למועמדים העונים על דרישות התפקיד ומשתייכים לאוכלוסיות אלו: חברה ערבית, חרדים, יוצאי העדה האתיופית ומועמדים עם מוגבלות.
אוניברסיטת תל-אביב, רחוב חיים לבנון 30, 6997801.
UI/UX Basch_Interactive