רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת בכיר/ה (JB-1181)
ריכוז הפעילות האדמיניסטרטיבית של האגף כולל:
מתן שירותי מזכירות למנהל האגף ובכלל זה: ניהול יומן פגישות, ארגון ישיבות, הזמנת ציוד וכיבוד, כתיבת פרוטוקולים, מעקב אחר ביצוע החלטות וארגון אירועי האגף.
טיפול ברכש מטעם האגף באמצעות המערכת הלוגיסטית, לרבות ניהולו השוטף של התקציב (בקשות להצעות מחיר וריכוזן, הוצאות דרישות, מעקב ותשלום חשבוניות), ניהול אינוונטר האגף.
מתן סיוע ומענה לפונים ולעובדי האגף במכלול הנושאים שבתחום הטיפול.
טיפול בנושאי כוח אדם באגף בתיאום מול מנהל האגף.
ניהול הקשר השוטף עם צוות התמיכה במחשבים באגף המחשוב.
ריכוז נתונים והכנת דוחות בתחומי האחריות לעיל.
קשר שוטף עם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה.
ביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו ע"י מנהל האגף וככל שיידרש.
תעודת בגרות מלאה לפחות, רצוי תואר אקדמי.
ניסיון של מספר שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי עצמאי.
ידיעת השפה העברית על בוריה וידיעת השפה האנגלית ברמה טובה.
ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE, לרבות EXCEL ו-PowerPoint .
הכרת הנהלים והתקנונים האוניברסיטאיים ושליטה ב-ERP – יתרון.
יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בעבודה בצוות.
יכולת התמודדות עם ריבוי משימות ועומס.
יוזמה, סדר ודיוק, כושר תכנון ויכולת ארגון, תיאום ומעקב.
תודעת שירות גבוהה, דיסקרטיות, יחסי אנוש מעולים.
הערה: נדרשת נכונות לעבודה בשעות נוספות בהתאם לצורך.
כפיפות: מנהל אגף רישום ומינהל תלמידים.
מועמדים שיעמדו בדרישות המכרז יתבקשו לגשת למבדקי התאמה.
