מזכיר/ת מינהל וכוח אדם (JB-108)

קוד משרה: 
2018/מכרז/JB-108
התפקיד: 
מזכיר/ת מינהל וכוח אדם
תיאור התפקיד: 

טיפול במכלול הנושאים המינהליים השוטפים של מזכירות הפקולטה, כולל:

מתן שירותי מזכירות לראש מינהל הפקולטה.
מתן מענה שוטף, סיוע והכוונה לפניות חברי הסגל האקדמי, המנהלי והקהל הרחב במכלול הנושאים שבטיפול.
הזנה וטיפול במינויים של עובדים המועסקים לפי שעות, לרבות עדכון והזנת נתונים במערכת ה-ERP.
סיוע בטיפול בהסכמים וחוזים עם גופים חיצוניים בתיאום עם הלשכה המשפטית.
ריכוז אדמיניסטרטיבי של ועדת הבטיחות, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע ההחלטות.
טיפול במצ'ינג בטיחות של הפקולטה וקידום הפרויקטים הרלוונטיים.
טיפול בהשתלמויות בטיחות לתלמידי הפקולטה.
ריכוז נושא השיפוצים בבנייני הפקולטה, לרבות ליווי שוטף של הליך השיפוץ מול גורמים שונים באוניברסיטה.
ארגון אירועי הפקולטה והסיור הלימודי.
טיפול ובקרה על אישורי החנייה, חלוקת התוויות ומתן אישורים מיוחדים לכלל עובדי הפקולטה.
ריכוז הבקשות להדרכות, ללימודים ולהשתלמויות המקצועיות של כלל עובדי הפקולטה.
השכרת חדרים ואולמות לגורמי פנים וחוץ אוניברסיטאיים, לרבות הפקת הצעות מחיר, תיאום מול גורמי המחשוב והתחזוקה.                    
טיפול בבקשות לשיבוץ חדרי המורים והדוקטורנטים בפקולטה.
סיוע בריכוז נתונים סטטיסטיים והכנת מצגות ודו"חות בהתאם לצורך.

ביצוע מטלות נוספות עפ"י הנחיות ראש מנהל הפקולטה.

דרישות התפקיד: 

 תואר אקדמי- יתרון  תעודת בגרות- חובה..

ניסיון של מספר שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי עצמאי.
רצויה הכרת הנהלים והתקנונים האוניברסיטאיים.
ידיעת השפה העברית על בוריה ושליטה טובה בשפה האנגלית, לרבות יכולת תכתובת בשפות אלה.
רצויה היכרות עם מערכת ERP ועם מערכת שיריון חדרים MUSHROOM.
שליטה במערכות OFFICE, לרבות EXCEL  ו-POWER POINT.
יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בצוות.
יוזמה, יעילות, כושר תיאום ויכולת ארגון ומעקב אחר ביצוע.
יכולת התמודדות עם ריבוי משימות ועומס.
תודעת שירות גבוהה, יכולת מתן שירות ומענה לאוכלוסיות מגוונות ויחסי אנוש מעולים.

הערה: נדרשת עבודה בשעות נוספות עפ"י הצורך.

היקף משרה: 
100%
מתח דרגות: 
8-11 בדירוג המינהלי
מעמד משרה: 
המשרה מיועדת למועמדים: 
המשרה מיועדת לכל עובדי אוניברסיטת תל אביב ומועמדים חיצוניים, גברים ונשים כאחד.
מועד אחרון להגשת מועמדות: 
שלישי, 07 מאי 2019
*במסגרת מדיניות האוניברסיטה לעידוד גיוון תעסוקתי, ניתנת עדיפות למועמדים העונים על דרישות התפקיד ומשתייכים לאוכלוסיות אלו: חברה ערבית, חרדים, יוצאי העדה האתיופית ומועמדים עם מוגבלות.
אוניברסיטת תל-אביב, רחוב חיים לבנון 30, 6997801.
UI/UX Basch_Interactive