מזכיר/ת מינהל- יחידת המשק/אגף הנדסה ותחזוקה
|
טיפול מינהלי בנכסי האומנות בקמפוס, לרבות רישום ומעקב אחר פריטים באינוונטר ומעקב אחר ביצוע החלטות ועדת נכסי האומנות. ריכוז ההתחשבנות הכספית בנושאי הרכש שמבצעת היחידה, לרבות איסוף הצעות מחיר מספקים, הכנת המידע לדיון בוועדת התקשרויות, הפצת החלטות הוועדה, ביצוע התשלום למציע הזוכה ומעקב תקציבי באמצעות ה-ERP. השתתפות בימי קבלת קהל של חברות הניקיון כולל טיפול בפניות לעניין שעות עבודה ושכר של עובדי חברות הניקיון המועסקים בקמפוס ומעקב אחר הטיפול בפניות. ריכוז פעילות פרויקט הלימודים לעובדי הקבלן, כולל תיאום המרצים, כיתת לימוד, צילום חומרי הלימוד ומעקב אחר נוכחות. מתן שירותי מזכירות למנהל היחידה, לרבות ניהול יומן, תיאום ישיבות ורישום פרוטוקולים. טיפול בדואר. הוצאת פקודות עבודה והזמנות רכש. אחריות לעדכון אתר האינטרנט של היחידה. סיוע למנהל היחידה בביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורך.
|
הערה: נדרשת נכונות לעבודה בשעות נוספות.
|
השכלה תיכונית (תעודת בגרות) לפחות. רצויה השכלה אקדמית. ניסיון בעבודת מזכירות עצמאית. רצוי ידע בתחום האמנות. ידיעת השפה העברית על בוריה, לרבות יכולת ניסוח והדפסה וידיעה טובה מאד של השפה האנגלית. ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות כולל שליטה בתוכנות OFFICE, בדגש על EXCEL. רצוי ניסיון במערכת ERP. רצויה הכרת הנהלים והתקנונים האוניברסיטאיים. הכרת נהלים לעניין העסקת עובדי קבלן בענף השירותים– יתרון. יכולת עבודה בצוות. כושר תיאום, ארגון ויוזמה. יכולת התמודדות עם מצבים מורכבים ועם עומס משימות. מכוונות למתן שירות ויכולת מתן מענה לצרכים של אוכלוסיות מגוונות. |
