מזכיר/ת מינהל, כח אדם ורכש (JB-591)
טיפול בנושאי מינהל, כוח אדם ורכש של הפקולטה, כולל:
טיפול שוטף בקליטת סגל, עוזרי מחקר ועובדי שעות, לרבות ריכוז המסמכים, הזנת מינויים וטיפול בהארכתם. עדכון נתונים אישיים, טיפול בנושאי נוכחות של עובדים. הזנת נתונים במערכת ה-ERP.
סיוע בטיפול שוטף בתקציב הפקולטה, טיפול בתקציבי מחקר לרבות מעקב תקציבי.
קבלת קהל ומתן מענה לפניות סגל אקדמי וסגל מנהלי בנושאים שבטיפול.
ביצוע ומעקב אחר הזמנות רכש, טיפול בהשכרת אולמות ושיבוץ כיתות לגורמי חוץ ופנים ומעקב אחר התשלומים באמצעות מערכת ה-ERP.
סיוע בארגון כנסים, ימי עיון וטקסים של הפקולטה.
סיוע אדמיניסטרטיבי לראש המינהל ולסגן ראש המינהל.
טיפול אדמיניסטרטיבי במטלות השוטפות של מנהלת הפקולטה; ניהול יומנים, תחזוקת רשימות תפוצה והפצת הודעות, הדפסה ותיוק, טיפול באישורי חנייה.
סיוע ליחידות הפקולטה השונות וקיום קשר שוטף עם מגוון גורמים, באוניברסיטה ומחוצה לה.
ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.
תואר אקדמי – רצוי . תעודת בגרות מלאה – חובה.
ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי עצמאי, ניסיון בתחומי כוח אדם – יתרון.
ידיעת השפה העברית על בוריה ושליטה בשפה האנגלית ברמה טובה.
ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE, לרבות EXCEL.
הכרת הנהלים והתקנונים האוניברסיטאיים ושליטה ב-ERP – יתרון.
יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בעבודה בצוות.
יכולת התמודדות עם עומס וריבוי משימות.
יוזמה, כושר תיאום וארגון, סדר ודייקנות ויכולת מעקב.
תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים, יכולת מתן מענה לצרכים של אוכלוסיות מגוונות.
הערה: נדרשת נכונות לעבודה בשעות נוספות עפ"י הצורך.
כפיפות: לראש המינהל הפקולטה למשפטים.
מועמדים שיעמדו בדרישות המכרז יתבקשו לגשת למבדקי התאמה.
תשומת לב: ההתנהלות בכל שלבי המיון הינה בהתאם להוראות המעודכנות של משרד הבריאות והנחיות הנהלת האוניברסיטה ליישום הוראות התו הירוק.
