מזכיר/ת מינהלת (JB-755)
ריכוז הפעילות המנהלתית של בית הספר, כולל :
מתן שירותי מזכירות לראש בית הספר ולרכזת הניהולית.
טיפול אדמיניסטרטיבי במכלול הנושאים השוטפים של בית הספר ומתן סיוע ומענה לצוות ולפונים.
תיאום מועדים לפגישות ופורומים בתחומי הפעילות של בית הספר.
אחריות על הזמנות רכש ואינוונטר, סיוע במעקב אחר תקציב והוצאות בית הספר.
אחריות על אתר האינטרנט של בית-הספר.
טיפול במרצים אורחים מחו"ל (משלב ההתכתבות הראשונית ועד לטיפול בסגירת החזר הוצאות הנסיעה).
ניהול מאגר חברי הסגל, לרבות ריכוז פניות, עדכון רשימות והעברת הודעות בית ספריות לכלל חברי הסגל.
הפקה וארגון אירועי בית הספר (כנסים, טקסים וימים פתוחים).
הפקת חוברות ופליירים בתיאום עם גורמים שונים באוניברסיטה ומחוצה לה.
פרסום קולות קוראים ומעקב אחרי הגשת מועמדויות.
ביצוע מטלות נוספות עפ"י הנחיות ראש בית הספר והרכזת הניהולית.
תואר אקדמי – רצוי. תעודת בגרות מלאה – חובה.
.ניסיון של מספר שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי.
ידיעת השפה העברית על בוריה וידיעת השפה האנגלית ברמה טובה מאוד, לרבות יכולת תכתובת בשפות אלה.
ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE, לרבות EXCEL ו-PowerPoint .
הכרת הנהלים והתקנונים האוניברסיטאיים ושליטה ב-ERP - יתרון.
יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בעבודה בצוות.
יכולת התמודדות עם עומס וריבוי משימות.
יוזמה, כושר תיאום וארגון, סדר, דייקנות ויכולת מעקב.
תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים
הערה: התפקיד כרוך בביצוע שעות נוספות.
כפיפות: לראש ביה"ס ולרכזת הניהולית
מועמדים שיעמדו בדרישות המכרז יתבקשו לגשת למבדקי התאמה.
