מזכיר/ת אגף (JB-788)
ריכוז הפעילות האדמיניסטרטיבית השוטפת של האגף, כולל :
מתן שירותי מזכירות לסמנכ"ל משאבי אנוש ולעובדי האגף ובכלל זה: ניהול יומן פגישות, ארגון ישיבות, הזמנת ציוד וכיבוד, כתיבת פרוטוקולים, מעקב אחר ביצוע החלטות וארגון אירועי האגף.
טיפול ברכש מטעם האגף באמצעות המערכת הלוגיסטית, לרבות ניהולו השוטף של התקציב (בקשות להצעות מחיר וריכוזן, הוצאות דרישות, מעקב ותשלום חשבוניות).
מתן סיוע ומענה לפונים ולעובדי האגף במכלול הנושאים שבתחום הטיפול.
טיפול בנושאי כוח אדם באגף בתיאום מול מנהלת מדור כח אדם.
ריכוז נתונים והכנת דוחות בתחומי האחריות לעיל.
קשר שוטף עם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה.
ביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו ע"י הסמנכ"ל וככל שיידרש.
תעודת בגרות מלאה לפחות, רצוי תואר אקדמי.
ניסיון של מספר שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי עצמאי.
ידיעת השפה העברית על בוריה וידיעת השפה האנגלית ברמה טובה.
ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE, לרבות EXCEL ו-PowerPoint .
הכרת הנהלים והתקנונים האוניברסיטאיים ושליטה ב-ERP – יתרון.
יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בעבודה בצוות.
יכולת התמודדות עם ריבוי משימות ועומס.
יוזמה, סדר ודיוק, כושר תכנון ויכולת ארגון, תיאום ומעקב.
תודעת שירות גבוהה, דיסקרטיות, יחסי אנוש מעולים ויכולת מתן מענה לצרכים של אוכלוסיות מגוונות.
הערה: נדרשת נכונות לעבודה בשעות נוספות בעת הצורך.
כפיפות: לסמנכ"ל משאבי אנוש
מועמדים שיעמדו בדרישות המכרז יתבקשו לגשת למבדקי התאמה.
