מזכיר/ת מינהל וכוח אדם(JB-457)
• טיפול במגוון נושאי מינהל וכוח אדם של הפקולטה, כולל:
• טיפול שוטף במכלול הנושאים האדמיניסטרטיביים שבאחריות מזכירות הפקולטה ומתן סיוע ומענה שוטף לפונים.
• מתן שירותי מזכירות לראש המינהל, לרבות ניהול יומן פגישות, טיפול בדואר, תיוק, תכתובת שוטפת ועוד.
• טיפול שוטף במינויים של עובדי שעות ומתנדבים, לרבות ריכוז המסמכים, הזנת מינויים וטיפול בהארכתם. עדכון נתונים אישיים, טיפול בנושאי נוכחות של עובדים. הזנת נתונים במערכת ה-ERP.
• טיפול במלגות החד פעמיות ובמלגות הייעודיות.
• סיוע וטיפול בהסכמים וחוזים עם גופים חיצוניים ומול הלשכה המשפטית .
• ריכוז תחום הבטיחות בפקולטה לרבות השתתפות בוועדות, כתיבת פרוטוקולים, מעקב אחרי החלטות וטיפול בנושא מצ'ינג. טיפול בהשתלמויות בטיחות של תלמידי הפקולטה.
• טיפול במנהלות הפקולטה לרבות סיוע בנושא השיפוצים, ארגון אירועי הפקולטה, השכרת חדרים ואולמות, שיבוץ חדרי מורים ודוקטורנטים.
• ביצוע מטלות נוספות עפ"י הנחיות ראש מנהל הפקולטה.
• תואר אקדמי-רצוי. תעודת בגרות מלאה- חובה.
• ניסיון של מספר שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי.
• רצויה הכרת הנהלים והתקנונים האוניברסיטאיים.
• ידיעת השפה העברית על בוריה ושליטה טובה באנגלית לרבות יכולת ניסוח בכתב ובע"פ והתכתבות בשפות אלו.
• רצוי היכרות עם מערכת ERPועם מערכת שריון חדרים MUSHROOM.
• שליטה במערכות OFFICE, לרבותEXCEL ו -POWER POINT.
• יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בצוות.
• כושר ארגון ותיאום, יוזמה ואחריות.
• יכולת התמודדות עם ריבוי משימות ועומס.
• תודעת שירות גבוהה, יכולת מתן שירות ומענה לאוכלוסיות מגוונות ויחסי אנוש מעולים
הערה: נדרשת עבודה בשעות נוספות עפ"י הצורך.
כפיפות: ראש מנהל הפקולטה.
מועמדים שיעמדו בדרישות המכרז יתבקשו לגשת למבדקי התאמה.
