מזכיר/ת מינהל וכוח אדם (JB-499)

קוד משרה: 
2021/מכרז/ JB-499
התפקיד: 
מזכיר/ת מינהל וכוח אדם
תיאור התפקיד: 

טיפול במגוון נושאי מינהל וכוח אדם של בית הספר, כולל:

טיפול שוטף בסגל אקדמי בכיר, סגל זוטר, עובדי מחקר ועובדי שעות, לרבות ריכוז המסמכים, הזנת מינויים וטיפול בהארכתם. עדכון נתונים אישיים, טיפול בנושאי נוכחות של עובדים. הזנת נתונים במערכת ה-ERP.
קבלת קהל ומתן מענה לפניות סגל אקדמי וסגל מנהלי בנושאים שבטיפול
ביצוע ומעקב אחר הזמנות רכש בנושאי מחקר והוראה והזמנות עבודה בתחום הבינוי והאחזקה. 
טיפול באינוונטר בתיאום עם יחידת הספקה - רישום ומעקב אחר מלאי הציוד, ריכוז דוחות מצאי תקופתיים והפקת כתבי התחייבות עבור אנשי הסגל. ריכוז החזרת ציוד וגריעה מהאינוונטר.

סיוע בארגון אירועי בית הספר (כנסים, ימי עיון ועוד).

טיפול אדמיניסטרטיבי במטלות השוטפות של מזכירות בית הספר, לרבות תחזוקת אתר ביה"ס, ניהול יומנים, תחזוקת רשימות תפוצה והפצת הודעות, קבלת קהל ומתן שירותי מזכירות לסגל ביה"ס.
קיום קשר שוטף עם מגוון גורמים, באוניברסיטה ומחוצה לה.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להנחיית ראש ביה"ס והרכזת הניהולית וככל שיידרש.

דרישות התפקיד: 

תעודת בגרות מלאה לפחות, רצוי תואר אקדמי.

תישקל מועמדותם של עובדים ותיקים שאינם עומדים בדרישת ההשכלה ועברו השתלמויות מקצועיות רלוונטיות לתפקיד.

ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי, רצוי בתחומי כוח אדם.
רצויה הכרת הנהלים והתקנונים האוניברסיטאיים.
ידיעת השפה העברית על בוריה ושליטה בשפה האנגלית ברמה טובה מאוד, לרבות יכולת הבעה ותכתובת בשפות אלה.
ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות. רצוי ידע ביישומי OFFICE, בדגש על EXCEL.  
רצויה שליטה ב-ERP ובמערכת מינהל תלמידים.
יוזמה, כושר תכנון, תיאום וארגון.
יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בצוות.
יכולת התמודדות עם עומס משימות ועמידה בלוחות זמנים.
תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים.

 

הערה: נדרשת נכונות לעבודה בשעות נוספות עפ"י הצורך.  

 

כפיפות: לרכזת הניהולית של בית הספר.

היקף משרה: 
100%
מתח דרגות: 
8 - 11 בדירוג המינהלי
מעמד משרה: 
המשרה מיועדת למועמדים: 
המשרה מיועדת למועמדים פנימיים תקניים שחל עליהם ההסכם הקיבוצי, גברים ונשים כאחד.
מועד אחרון להגשת מועמדות: 
חמישי, 22 יולי 2021
הערות: 

מועמדים שיעמדו בדרישות המכרז יתבקשו לגשת למבדקי התאמה (כולל בחינה באנגלית). 

אוניברסיטת תל אביב עושה כל מאמץ לכבד זכויות יוצרים. אם בבעלותך זכויות יוצרים בתכנים שנמצאים פה ו/או השימוש שנעשה בתכנים אלה לדעתך מפר זכויות, נא לפנות בהקדם לכתובת שכאן >>
אוניברסיטת תל-אביב, רחוב חיים לבנון 30, 6997801.
UI/UX Basch_Interactive