• ראשי
  • מידע לתכנון ולארגון כנסים

    מארגן כנס מדעי? לנוחותך, ריכזנו בדף זה מידע שיסייע לך בתכנון וארגון הכנס: רשימת עזר הכוללת 20 נושאים, ממלאי תפקידים שיסייעו לך, מידע לגבי אשרת כניסה לישראל, רשימת האולמות באוניברסיטה, ורשימת תיוג של מטלות לפני הכנס, ביום הכנס ואחריו. בהצלחה!

     

    דוא"ל למשוב (סמדר) >

    • רשימת עזר למארגן
    • בעלי תפקידים
    • אשרת כניסה לישראל
    • אולמות באוניברסיטה

    רשימת עזר לארגון כנסים מדעיים

     

    סוג הכנס  |  מועד הכנס  |  ארגון הכנס  |  מקום הכנס  |  מרצים בכנס  | מקורות מימון  | 

    תמיכת האוניברסיטה במימון  |  רשימת משתתפים, הרישום והגשת תקציריםתכנון סדר היום  |

    אירוח  |  בחירת חברה לארגון כנסיםבחירת בית מלון  | פרסוםחומר נלווה

    ביצוע עבודה גרפית והדפסות | ציוד באולםסוג כיבוד  | ספק כיבודשונות  |  ביטחון

    דיווח לדוברת האוניברסיטה ולאמצעי התקשורת

     

     

     

    1. סוג הכנס

    • יום עיון                      
    • סדנא                  
    • כנס ארצי 
    • כנס בינלאומי

     

     

    2. מועד הכנס

            

                                         

    3.  ארגון הכנס

    • ארגון עצמי
    • ארגון ע"י חברה חיצונית  (מידע נוסף באתר יחידת ההספקה)
     
     

    טיפ: מומלץ לרכז את כל הנתונים בטבלת מטלות לוגיסטיות

     

     

    4. מקום הכנס

    • באוניברסיטה - היכן
    • מחוץ לאוניברסיטה  - היכן
    • בחו"ל - היכן

     

    enlightened בהתאם להוראות האוניברסיטה יש לקבל אישור מקדמי להשכרת אולמות לגורמים חוץ אוניברסיטאיים מנציג אגף קשרי חוץ ופיתוח משאבים. על הגורם הפונה לאוניברסיטה להעביר בקשה בכתב אל ענת הלוי בכתובת AnatH@tauex.tau.ac.il. בהתאם למענה, ימשך הטיפול מול גורמי הקמפוס.

     

     רשימת האולמות הכוללת את שמות מזכירות שיריוני חדרים >

     

     

    5. מרצים בכנס

     

    שמות המרצים/המוסד/נושא ההרצאה/טלפון/דוא"ל

             

    קול קורא להגשת תקצירים:

     

    טיפ: מומלץ לשלוח מכתבי תודה למרצים בסיום הכנס.

     

    טיפ: מומלץ להכין טופס מראש לחתימת המרצה  המאשר שימוש במצגת לאחר הכנס.

     

     

     

    6.  מקורות מימון

          

    גורם מממן                         סכום

    תקציב יח' שוטף               __________

    פקולטה                         __________

    דמי רישום                      __________

    קרנות                           __________

    תרומות                         __________

    חסויות                          __________

           

    סה"כ :                         __________

     

    טיפ:  להורדת טופס חיוב / זיכוי בין יח' אונ' יש להיכנס ללשונית הטפסים באתר יחידת האספקה ולבחור בטופס הרצוי

           

     

    7. תמיכת האוניברסיטה במימון כנסים

     

    האוניברסיטה תומכת במימון כנסים מדעיים בינ"ל בארץ ובעיקר באלה הנערכים בקמפוס אוניברסיטת תל אביב. ביוזמת נשיא האוניברסיטה הוקמה קרן מרכזית למימון כנסים. ועדת הכנסים האוניברסיטאית היא המוסמכת להחליט על סכום התמיכה לכנס מתוך כספי הקרן.

     

    יו"ר הוועדה – סגן הנשיא למו"פ, פרופ' יואב הניס

     

    מרכזת הוועדה - מנהלת רשות מחקר, גב' לאה פאיס

     

    אמות מידה לתמיכה בכנסים

     

     

    8. רשימת המשתתפים, הרישום והגשת תקצירים

     

    • רשימת משתתפים
    • מספר משתתפים : מהארץ :    ___________  מחו"ל  :    ____________
    • טופס הגשת תקצירים.
    • קול קורא להשתתפות.
    • תכתובת עם המשתתפים.
    • טופס רישום.

     

    טיפ: מומלץ להכניס בטופס הרישום מקום לרישום כתובת המייל של האורח כדי ליצור רשימת תפוצה בעתיד.

           

     

     

    9. תכנון סדר יום (תכנית הכנס)

    • מרצים, נושאי ההרצאות, משך ההרצאה, שעת ההרצאה, הפסקות לכיבוד קל, הפסקות
    • לארוחות, פעילויות חברתיות, סיורים, הופעות.

     

     

     

    10.   אירוח                                                       

    • אירוח המרצים:כרטיסי טיסה (מחלקת Economy, יש לדאוג  לאחר הכנס שהמרצה יעביר e-ticket  חתום באישור כניסה לארץ)  אליכם, ע"מ שיהיה ניתן להעביר למדור נסיעות להחזר.    
    • אירוח המשתתפים מחו"ל: לינה (הנחיות ותעריפים)
    • אירוח תלמידי המחקר: לינה במעונות הסטודנטים
    • אש"ל
    • אירוח ארוחת צהריים/ערב למשתתפים מהארץ: נהלים
    • אירוח ארוחת צהריים/ערב למשתתפים מחו"ל: נהלים
    • אירוח מרצים במסעדות ותפריטים מומלצים

     

    טיפ: שים לב – לאורח מחו"ל אין מע"מ בהזמנת לינה. יש לציין בהזמנה את מדינת המוצא.

     

    טיפ: שים לב – על אורח מהארץ במסעדה, היחידה תחוייב ב -  90% מס עודף.

     

     

     

    11. בחירת חברה לארגון כנסים

     

    חברות תחת הסכם מסגרת עם האוניברסיטה

     

    טיפ: חלק מהחברות נותנות שירותי VIP  בשדה התעופה בישראל וכמו כן מזרזות את הליכי הבידוק בנתב"ג.

     

     

    12.  בחירת בית מלון

     

    טיפ: לתקופות ארוכות מומלץ לשכן את האורח בבית דירות ולא במלון.

     

    טיפ: אורח מחו"ל – אינו משלם מע"מ בבית מלון בארץ. יש לציין מדינת מוצא בהזמנה.

     

     

     

    13. פרסום

     א) אמצעי פרסום        

    • הזמנות ופרסום לקהל יעד ידוע       
    • אפשרות לרשימת דיוור באוניברסיטה Listserve    
    • מודעות לקהל הרחב בעיתון        
    • פוסטרים                                   
    • חוברת ראשונית                          
    • יחסי ציבור          

                            

    ב) מקום פרסום

    • פנים אוניברסיטאי (אגף השיווק)
    • ראיונות באמצעי תקשורת (דוברת)

     

    ג) פרסום באינטרנט   

                         

     ד) פרסום לאחר הכנס 

    • Proceedings 

     

    ה) פרסום בזמן הכנס    

    • חוברת הכנס (תכנית ותקצירים)

     

    טיפ: על מנת להכניס אירוע ללוח האירועים האוניברסיטאי – יש לפנות למזכירת הדוברת

     

     

     

    14. חומר נלווה

    • מעמדים לפוסטרים מדעיים (קוליסות)
    • באנרים                                   
    • בלוק כתיבה + עט                 
    • תגים                                    
    • תיק כנס                             
    • חוברות                              
    • צילומים    
    • צילום סטילס                      
    • אחר (פרט) ______________________________

                                          

    טיפ: אנו ממליצים לקנייני הרכש בקטגוריות הנ"ל אשר להם רשימת ספקים מומלצים לרכישה של הפריטים הנ"ל.

     

     

     

    15.  ביצוע עבודה גרפית והדפסות

    • פנים אוניברסיטאי-דפוס האוניברסיטה (יש לערוך הזמנה ישירה לבית הדפוס במערכת  ה-ERPׂ
    • פנים אוניברסיטאי – הל"ש (הוצאה לאור)                               
    • מחוץ לאוניברסיטה                                                               

     

     

     

    16. ציוד באולם  (קטגוריה 102 בקטגוריות רכש)

     

            צוות מקצועי :   האם דרוש ?

     

    ציוד יש באולם צורך בהזמנה נפרדת
    מחשב + מקרן ברקו       
    ויאוגרף       
    מקרן וידאו + טלוויזיה    
    מערכת הגברה     
    מערכות תאורה    
    מוסיקה     
    השכרת (העסקת) דיילים    
    הקמת במות    
    הצבת דגלי מדינות אורח    
    תאי שירותים כימיים    
    תפאורה    
    השכרת ריהוט    
    הקלטת תמליל    
    תרגום סימולטני    
    ציוד הצללה (האפלה)    

     

     

    טיפ: מומלץ לברר אם קיימים הסכמי מחירונים לגבי הנ"ל ע"י קנייני הרכש.

     

     במידה ויש צורך בהזמנת רכש מעל לסכום הזמנה קטנה – אנו ממליצים להכין את דרישת הרכש בצירוף 2-3 הצעות מחיר, לפחות חודשיים מראש.

     

           

     

    17. סוג כיבוד

     

    כיבוד לקהל הכנס – נהלים ותעריפים מאושרים

                      

               

                    

    18. ספק כיבוד

     

    קפטריות באוניברסיטה: _______________

     

    חברת הסעדה חיצונית : _______________

                                                   

     

    19. שונות

    • פרחים
    • דגלי מדינה של האורחים
    • ניקיון 
    • אמנים
    • ליווי מוזיקלי 
    • הסעות וסיורים [ סע '16.1 – 17.1 בעמוד "הנחיות רכש ומחירונים" באתר יחידת האספקה ]
    • מוניות [ סע' 17.1-17.2 בעמוד "הנחיות רכש ומחירונים" באתר יחידת האספקה  ]
    • השכרת רכב [ סע' 28.1 בעמוד "הנחיות רכש ומחירונים" באתר יחידת האספקה  ]
    • פעילות חברתית
    • הובלות ציוד 
    • שי לאורחים מיוחדים   (קשרי חוץ)

     

    טיפ: אנו ממליצים להעזר בקנייני הרכש לצורך קבלת ספקים מומלצים.

     

    טיפ: לליווי מוזיקלי – ניתן להזמין נגנים מביה"ס למוזיקה באוניברסיטת ת"א.

     

    טיפ: במידה ויש צורך בהזמנת רכש מעל לסכום הזמנה קטנה – אנו ממליצים להכין את דרישת הרכש בצירוף 2-3 הצעות מחיר, לפחות חודשיים מראש.

     

     

     

    20. ביטחון

     

    אתר יחידת הביטחון >

     

    אבטחה, סדרנים, חנייה, שילוט, סידורי הסעה

     

    טיפ: יש לברר אם הוזמנה אישיות בכירה (לדוגמא: שר, שגריר) שלגביה נדרש מאבטח.

     

    טיפ: אולמות מעל 200 איש – נדרש מאבטח. יש לערוך פק"ע לפני מועד הכנס.

     

    טיפ: באירועים בהם נדרש מספר רב של אישורי כניסה, עדיף להכניס "קוד אירוע" למערכת אישורי החניה. יש לרשום את הקוד ע"ג ההזמנה.

     

    טיפ: להסעות וטיולים יש לתאם מאבטח עם מדור בטחון.

     

     

     

     
       

    21. דיווח לדוברת האוניברסיטה ולאמצעי התקשורת (טל. 6158)

     

      טיפ: מומלץ להעביר את נושא הכנס לדוברת לשם פרסום באמצעי התקשורת.

     

    אוניברסיטת תל-אביב, רחוב חיים לבנון 30, 6997801.
    Developed by
    UI/UX Basch_Interactive